La gestione del Software, del licensing, dei contratti e dei costi ad essi correlati, rappresenta una sfida sempre più impegnativa per tutte le aziende. In ogni “ecosistema aziendale” sono presenti centinaia se non migliaia di applicativi i quali, oltre ad essere vitali per il business, rappresentano una voce sempre più significativa del budget.

Se ci soffermiamo sui costi è importante sottolineare come questi non vengano affrontati solo in fase di acquisto ma ricorrono in tutto il ciclo di vita dello stesso, sia che questo venga licenziato tramite una sottoscrizione sia che venga comprato con un contratto di manutenzione o di assicurazione legata al software.

Riuscire a gestire le licenze quindi vuol dire monitorare e documentare il software presente all’interno dell’azienda. È un’attività che permette ai fornitori da un lato di aumentare gli introiti verificando il corretto utilizzo delle licenze da parte degli utenti e dall’altro di valutarne la gestione.

Sono processi che vanno inseriti all’interno di una strategia SAM (Software Asset Management - gestione delle risorse software). Ad oggi sul mercato possiamo trovare tantissime opzioni di licenza, quali scegliere e inserire all’interno della propria strategia dipenderà dal tipo che si vuole utilizzare: dalle chiavi hardware alle licenze software, cloud e ibride, è chiaro che ogni tipologia richiede una propria analisi e un proprio sistema.

Ogni software infatti si basa su una licenza che definisce cosa si può fare, in quale ambito si può utilizzare, quali utenti possono sfruttarlo e per quanto tempo, e così via. Il rispetto di queste condizioni è vitale e monitorarne l’utilizzo (e quindi il costo in termini di risorse e costi) in base a questi parametri risulta importante per essere efficienti e non sprecare fondi aziendali.

Ecco perchè è importante adottare soluzioni di gestione: per riuscire a rilevare con precisione l’uso che viene fatto di queste licenze.

Un po' di storia.

Questo tipo di gestione risale agli anni ’80 quando spopolarono le licenze floating. In origine le aziende compravano licenze utilizzabili su un unico computer rendendo decisamente frustrante e non pratico l’utilizzo dato che quelle multiple rappresentavano un esborso esorbitante. Da qui iniziarono a svilupparsi sistemi di gestione commerciale: i clienti poterono rilasciare su più macchine le licenze e i venditori riuscirono a tenerne d’occhio l’utilizzo, anche se ovviamente non con la stessa facilità di oggi.

Si passa così agli anni ’90 dove diverse imprese entrarono nel mercato delle soluzioni di gestione, incentrato soprattutto su dongle hardware.

È durante questi anni che i fornitori indipendenti si resero conto dell’importanza di riuscire a gestire le licenze, iniziando a sfruttarne le potenzialità. I sistemi utilizzati divennero più complessi e strutturati e permisero alle società di modellarsi in base alle necessità e al tipo di prodotto venduto.

Ci troviamo così oggi con un ampio spettro di licenze che permettono alle aziende di far lievitare i propri introiti e ai clienti di trovare soluzioni soddisfacenti in grado di aumentare l’efficienza operativa e di raccogliere informazioni commerciali strategiche.

Il cloud inoltre ha di fatto soppiantato i dongle hardware, diventando lo standard nel settore tecnologico e software, per cui riuscire a gestire correttamente le licenze sta diventando sempre più fondamentale.

Insomma sia i fornitori che gli utilizzatori finali hanno compreso che l’adozione di una soluzione di gestione corretta non può che favorire le aziende e aiutarle a definire correttamente i parametri di spesa.

Ma quali sono i vantaggi di una corretta gestione delle licenze software?

Ogni produttore di software, dalla start-up alla grande impresa, si dovrebbe avvalere di un corretto sistema di gestione delle licenze così come gli utenti dovrebbero adottare pratiche di gestione per massimizzarne l’uso e garantire la conformità ai termini e alle condizioni. Questo perché se è vero che i benefici sono notevoli le conseguenze in caso di mancata o scorretta implementazione di un sistema adatto potrebbero essere disastrose.

Organizzare un corretto sistema di gestione ha permesso alle imprese di capire dove potrebbero trovarsi gli sprechi di risorse e di intervenire prima che venga speso denaro aziendale: non è raro scoprire che alcune licenze non vengono utilizzate nella maniera corretta o dalle persone sbagliate, oppure non sfruttate completamente.

Pratiche di questo tipo consentono inoltre l'eventuale riassegnazione ad altri membri del team, o la rivalutazione di alcune sezioni di un accordo di licenza, riducendo in tal modo i costi e, in ultima analisi, aumentando i profitti.

Questo perchè è fondamentale assicurarsi che tutti gli utenti utilizzino le soluzioni come previsto e consentito dal fornitore. Non solo, ma in caso di audit software queste informazioni possono proteggere le aziende da problemi legati alla non conformità ed evitare multe e/o minacce.
Una gestione non corretta infatti può portare effetti negativi: al di là della perdita di denaro e risorse dovute a gestioni improprie è proprio l'infrazione dei contratti di licenza il rischio maggiore. Ogni licenza software viene fornita infatti con un contratto di licenza per l’utente finale (EULA - End-User License Agreement) la cui violazione può esporre l'impresa a multe potenziali del valore di migliaia o milioni di dollari.

Le best practice

  • Metti in ordine le tue licenze. Un buon sistema di gestione delle licenze non può prescindere dalla catalogazione dei programmi software in uso e delle relative informazioni di licenza. Archiviare queste informazioni in una posizione centrale e accessibile in modo da sapere esattamente cosa già possiedi e cosa si può assegnare ai dipendenti è una buona pratica. Includi quante più informazioni possibile: prezzi, date di scadenza, contratti, ecc. Non dimenticare di includere anche il software cloud. In questo modo potrai iniziare a usare il tuo software sapendo che tutto è in ordine.
  • Verifica della conformità. Una volta che hai capito quali programmi e licenze possiedi o credi di possedere, è arrivato il momento di assicurarne la conformità. Contratti, accordi di licenza, ricevute d’acquisto, ecc. dovrebbero essere archiviati in modo da avere le licenze a portata di mano per una facile consultazione.
  • Tieniti sempre al passo. È fondamentale tenere costantemente traccia delle licenze software poiché la tecnologia evolve e i sistemi possono sempre essere migliorati. Monitorando continuamente la spesa, l’uso delle licenze, le esigenze future, ecc. sarai in grado di ottimizzare la spesa e ridurre al minimo gli sprechi.
  • Essere aggiornato sui rinnovi. Una best practice essenziale della gestione delle licenze software aziendali è programmare rinnovi, manutenzione, approvazioni e altre attività legate alle tue esigenze di licenza. Che non sono sempre facili da ricordare.

Per rispondere a tutte queste complessità e ridurre le zona d’ombra nella gestione del software, bisogna passare da scenari di gestione statica (ad esempio liste su file Excel popolati manualmente dal responsabile IT) oppure una tantum (Assessment One Shot) ad un approccio continuativo. Un processo di Software Asset Management si basa su dati aggiornati, “ready to use”, e misurati quotidianamente per adottare strategie di ottimizzazione e di riduzione dei costi.

Ecco che un tema complesso come la gestione del software, che viene percepito in azienda come un ostacolo dagli utenti che talvolta si vedono negate le licenze software e come un potenziale problema economico da chi gestisce gli aspetti finanziari, può, attraverso un processo chiaro, costante e strutturato e la giusta tecnologia, diventare un’opportunità di risparmio per l’azienda. E l’IT può diventare a pieno titolo il protagonista di questa (R)evolution, mantenendo la governance di tutto l’installato e consigliando al management gli approcci migliori per ottimizzare gli investimenti sul software.